Conheça os princípios e as principais atividades relacionadas à produção, organização, uso, avaliação, preservação e destinação dos documentos públicos, contribuindo para o acesso à informação e a preservação da memória institucional.
O que é gestão documental?
A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 define a gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas relacionados à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Ciclo dos documentos
Os documentos públicos podem passar por diferentes fases ao longo de sua utilização e permanência no acervo institucional.
Documentos correntes
São utilizados com frequência no desenvolvimento das atividades administrativas e institucionais do dia a dia.
Documentos intermediários
Já não são consultados com frequência, mas precisam ser mantidos por determinado período antes de sua destinação final.
Documentos permanentes
Possuem valor histórico, probatório ou informativo e devem ser preservados permanentemente.
Benefícios da gestão documental
Segundo o Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP), a gestão documental contribui para o melhor tratamento das informações produzidas e recebidas pelas instituições.
Organização e preservação
Favorece a manutenção adequada das informações e dos registros institucionais.
Redução do acúmulo
Evita a guarda desnecessária de documentos que já cumpriram sua finalidade.
Economia de recursos
Contribui para a redução do uso de espaço físico e de recursos destinados ao armazenamento.
Transparência e acesso
Facilita a localização e a disponibilização das informações aos usuários.
Sustentabilidade
Apoia práticas voltadas ao uso mais racional de papel, espaço e outros recursos.
Principais atividades
A classificação e a avaliação orientam a organização e a definição do ciclo de vida dos documentos.
Classificação
Organiza os documentos de acordo com as atividades do órgão, facilitando seu arquivamento, recuperação e localização quando a informação for necessária.
Avaliação
Define por quanto tempo cada documento deve ser mantido e qual será sua destinação final, considerando seu valor administrativo, jurídico, histórico, probatório ou informativo.
Fluxo da gestão documental
De forma simplificada, o documento percorre etapas sucessivas desde sua produção até sua destinação final.
A gestão documental contribui para assegurar o acesso às informações, racionalizar a guarda de documentos e preservar registros de valor permanente para a história e a memória institucional.